Ile tak naprawdę kosztuje pracownik?

W dzisiejszym wpisie chciałbym podzielić się z Wami subiektywnymi wyliczeniami – jakim kosztem dla pracodawcy będzie zatrudnienie pracownika? W brew pozorom nie jest to proste do policzenia ze względu na niektóre, niemierzalne wartości, ale warto te wartości w przybliżeniu znać. Są to wyliczenia oparte na bazie zatrudnienia pracownika na umowie o pracę, w sektorze przemysłowym, w którym nasza firma się specjalizuje.

Pamiętajmy!!! Każdy pracownik to pod pewnych względem koszt.

Oczywiście, możecie zwrócić mi uwagę, że pracownika zatrudnia się z perspektywy inwestycji, aby pomógł rozwinąć nasz biznes, przynieść dodatkowy dochód, odciążyć nas od innych obowiązków, abyśmy mogli zająć się pracą, która podniesie generowane zyski. Zgadzam się z tym w 100%, ALE………..
Czy z pierwszym dniem, miesiącem, kwartałem, każdy pracownik przynosi firmie zysk? Czy każdy zatrudniony pracownik pozostanie z nami przez tak długi okres, aby z perspektywy czasu można powiedzieć, że byłaby to trafna inwestycja? Czy każdy, nowy pracownik ma ten sam zapał, umiejętności i predyspozycje psychiczne do długofalowej współpracy z nami?

Moja odpowiedź to NIE!!!

Dodatkowo, moje wnioski płynące z 3 lat budowania zespołu (administracja, logistyka, handlowcy) są takie: początkowa faza zatrudniania pracownika, lub całego zespołu, bez wcześniejszego doświadczenia, to głównie KOSZT, nie ZYSK. Oczywiście nie jest to TYLKO wina pracowników. Jest to również NASZA wina, bowiem popełnialiśmy takie błędy jak:

  • zła weryfikacja zatrudnionych osób pod względem merytorycznym
  • zła weryfikacja osób pod względem cech charakteru – w przypadku budowania zespołu
  • zbyt niskie wynagrodzenie
  • brak wystarczającej wiedzy o tym, jak motywować pracownika i zatrzymać go dłużej w firmie

Jest to tylko kilka głównych punktów wpływających na moją opinię dotyczącą poniższych przemyśleń. Na pewno znalazłoby się więcej, ale moim zdaniem w/w punkty są kluczowe.

Wyżej wymienione błędy spowodowały, że pierwsze osoby zatrudnione w naszej firmie generowały stratę. Postaram się Wam zebrać kluczowe dane, aby jak najlepiej zobrazować wartość tzw. inwestycji – w naszym przypadku początki były bolesne pod względem zysku, bowiem odnotowaliśmy spore straty.
Oczywiście przepraszam za stwierdzenie „inwestycja”, nie mam zamiaru nikogo obrazić. To jest mój punkt widzenia, nie uprzedmiotawiam żadnej osoby. Patrzę na kwestię zatrudnienia jako na rozwiązanie pomagające mi podnieść zyski w firmie.

1. Proces rekrutacji:

Nasza firma starała się wykorzystać wszystkie dostępne narzędzia pozwalające zrekrutować nowego pracownika. Część z nich była darmowa, część wymagała nakładów pieniężnych.
W przypadku darmowych narzędzi, głównie było to polecenie, lub wspólna przeszłość zawodowa. Jeden z naszych pracowników jest osobą, którą znaliśmy dłuższy czas przed założeniem swojej firmy. To pozwoliło nam poznać jego kompetencje, predyspozycje zawodowe, charakter. Dodatkowo wcześniejsze doświadczenie zawodowe pozwalało oszczędzić czas na wdrożenie pracownika do specyfiki branży. Ta osoba wciąż jest częścią naszego zespołu i mam nadzieję, że jego częścią pozostanie.
Koszty rekrutacji ponosiliśmy w przypadku korzystania z publikacji ogłoszeń o pracę na płatnych portalach, z tematyką pracy (pracuj.pl), a także korzystając z usług agencji HR. Każda droga ma swoje plusy i minusy, ale to nie czas i miejsce na rozważania – skupmy się na kosztach:

  • Pracuj.pl – koszt wykupienia ogłoszenia w serwisie internetowym (Ogłoszenie Standard Plus 30 dni z 1 podbiciem ) – 499 zł netto + VAT
  • Agencja HR – 1 500 zł netto + VAT oraz w przypadku zatrudnianie dodatkowa opłata w postaci wartości jednomiesięcznego wynagrodzenia brutto pracownika – w naszym wypadku pracownik otrzymał 2 868,39 zł brutto, więc opłata wyniosła 2 868,39 zł netto+ VAT
  • OLX – ogłoszenie o pracę 30 zł

Do powyższych kosztów dochodzi koszt wartości niemierzalnej w przypadku pieniędzy – czas.
Każde CV należy przejrzeć, z każdym z kandydatów należy się spotkać. To wszystko niestety absorbuje nasz czas, który moglibyśmy spożytkować np. na sprzedaż. Nie będę próbował przekładać tego na konkretne wartości liczbowe, ale chciałbym zwrócić uwagę, że to również jest jakiś koszt – przedsiębiorca nie pracuje – nie zarabia.

2. Przygotowanie stanowiska pracy:

W naszym przypadku pod lupę wezmę pracowników wykonujących swoją pracę w biurze. Zatrudniamy także przedstawicieli handlowych, więc są dodatkowe koszty związane z samochodem firmowym, paliwem, hotelami, itp. Aby w znacznym stopniu uprościć wyliczenia, posiłkuję się przykładem pracownika stacjonarnego.

  • Biuro – w 99,9% przypadków początkujących przedsiębiorców będziemy zmuszeniu do wynajmu biura. Polskie przepisy wymagają od pracodawców, aby spełnili pewne warunki socjalne dla swoich pracowników. Koszt w naszym przypadku to ok 600-700 zł netto. W tym koszcie wliczyłem ryczałt za ogrzewanie ,prąd.
  • Biurko – ceny są różne, ja zakładam biurko średniej jakości, z dużą powierzchnią do pracy i jakimiś szufladami, więc koszt biurka to ok 200-300 zł netto + VAT
  • Aparat telefoniczny – koszt to ok 1 000 zł netto + VAT
  • Komputer – koszt ok 1 800 zł netto + VAT (do zwykłej pracy biurowej, nie dla grafika :))
  • Akcesoria komputerowe – 100 zł netto + VAT
  • Akcesoria biurowe (notesy, segregatory itp.) – 100 zł netto + VAT
  • Rachunek telefoniczny: 30 zł netto

3. Wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę (na lipiec 2019):

Do wyliczeń przyjmę 3 opcje wynagrodzenia: 2500 zł netto, 3000 zł netto oraz 3500 zł. Są to wynagrodzenia, które proponujemy pracownikowi w pierwszych miesiącach swojej pracy, jako podstawa wynagrodzenia.
Wartości brutto i łączny koszt pracodawcy może różnić się od faktycznych kwot z listy płac o kilka %, bowiem dla wyliczeń korzystałem z kalkulatora wynagrodzeń dostępnego na jednym z portali finansowych.

Opcja 2500 zł netto – pensja tzw. „na rękę”.
Kwota netto dla pracownika: 2 500 zł
Kwota brutto: 3 610,63 zł brutto
Łączny koszt pracodawcy: 4 404,25 zł.
Kwota oddana do Państwa: 1 904,25 zł*

*Jak zwrócicie uwagę na dysproporcję, pomiędzy całkowitym kosztem wynagrodzenia dla pracodawcy, a tym, co pracownik otrzyma na konto, to różnica wynosi – 1 904,25 zł. Kwota ta jest częściowo pobierana z wynagrodzenia brutto pracownika, a częściowo dokłada się pracodawca
(składki ZUS pracodawcy).

Opcja 3 000 zł netto
Kwota netto dla pracownika: 3 000 zł
Kwota brutto: 4 351,57 zł
Łączny koszt pracodawcy: 5 308,03 zł
Kwota oddana do Państwa: 2 308,03 zł

Opcja 3500 zł netto
Kwota netto dla pracownika: 3 500 zł
Kwota brutto: 5 093,84 zł
Łączny koszt pracodawcy: 6 213,47 zł
Kwota oddana do Państwa: 2 713,47 zł

Wartość wynagrodzenia2500 zł netto3000 zł netto3500 zł netto
Kwota brutto 3 610,63 zł 4 351,57 zł 5 093,84
Łączny koszt pracodawcy 4 404,25 zł 5 308,03 zł 6 213,47 zł
Kwota oddana do Państwa 1 904,25 zł 2 308,03 2 713,47 zł

Jak można wyżej zauważyć, kwestia wynagrodzenia niesie za sobą duże koszt dla pracodawcy, któe mogą być kluczowe podczas planowania kosztów długoterminowych.

W powyższych wyliczeniach nie uwzględniam kosztów dodatkowych, takich jak ubezpieczenie pracownika, dodatkowe posiłki, karnety na basen/siłownię, premie motywacyjne, itp.

W tym miejscu chciałbym nadmienić, że wszystkie sprawy kadrowe możemy prowadzić sami, ale również możemy zlecić to zadanie. Prowadzenie kadr w naszym przypadku to koszt ok 30 zł netto/miesięcznie.

4. Podsumowanie

Powyższe wartości składają się na roczny koszt pracownika – koszt pod względem wydanych pieniędzy – nie liczę tutaj zysku na pracowniku, np. sprzedawcy. Faktem jest, że w przypadku pracownika nie zatrudniamy ze względu na to, że jesteśmy filantropami, tylko dla zwiększenia zysku – odciążania siebie pracą nie generującą dodatkowych kosztów – administracja, lub zwiększenie zysków poprzez wzrost sprzedaży – dział handlowy.

Jak zauważycie, wartości nie są niskie dla początkujących działalności i stanową moim zdaniem kluczową wartość w naszej finansowej układance.

Pozwolę sobie zebrać wszystkie wartości w jedną całość. Poniższe wartości uwzględniają moje wcześniejsze założenia. Mogą one się znacznie różnić dla innych stanowisk, innego wynagrodzenia, innych kosztów jednorazowych itp.

Koszt jednorazowe:

  • Biurko: 200-300 zł netto + VAT
  • Aparat telefoniczny: 1 000 zł netto + VAT
  • Komputer: 1 800 zł netto + VAT
  • Ogłoszenie o pracę: od 30 zł (OLX) do 4 368,39 zł za agencję HR
  • Akcesoria komputerowe: 100 zł netto + VAT
  • Akcesoria biurowe (notesy, segregatory itp.): 100 zł netto + VAT

Koszt miesięczne:

  • Wynagrodzenie: od 4 404,25 z do 6 213,47 zł
  • Wynajem biura: 600 -700 zł netto
  • Rachunek telefoniczny: 30 zł netto.
  • Kadry: 30 zł netto

Całkowity koszt w pierwszym roku zatrudnienia – uwzględniają koszty jednorazowe (zakładając, że pracownik jest zatrudniony od stycznia do grudnia):

(podstawa wyliczenia: suma kosztów jednorazowych – wzięte pod uwagę ogłoszenie na portalu www + łączny koszt wynagrodzenia x 12 miesięcy + łączny koszt pozostałych kosztów stałych x 12 miesięcy)

Dla pensji 2500 zł netto – ok 64 470 zł netto / śr. mies. – ok 5 370 zł

Dla pensji 3000 zł netto – ok 75 315, 36 zł netto / śr. mies. – ok 6 280 zł

Dla pensji 3500 zł netto – ok 86 180 zł netto / śr. mies. – ok 7 180 zł

Jak wynika z powyższych wyliczeń, średni koszt zatrudnienia nowego pracownika w pierwszym roku może stanowić znaczącą kwotę dla przedsiębiorcy. Oczywiście nie uwzględniam w tych wyliczeniach zysku generowanego przez pracownika – biorę pod uwagę wyłącznie koszy.

Zatrudniając pracownika, proszę róbcie to w oparciu o wyliczenia, konkretne dane uwzględniające jak największą ilość związanych z tym procesem kosztów. Na podstawie tych danych, będziecie mogli ocenić, czy stać Was na zatrudnienie pracownika, ile pracownik w sprzedaży musi przynieść marży netto, by pokryć koszt jego zatrudnienia itp.

To jest ten sam proces jak w przypadku wyliczeń pozwalających nam podjąć decyzję w kwestii założenia firmy, czy też nie. Zwróćcie uwagę na fakt, że może dojść do sytuacji, w której nowy pracownik może być złym wyborem. Nie wygenerował żadnego zysku i rozwiązujecie umowę po 3 miesiącach. Mamy realną stratę.

Moje wnioski po 5 latach prowadzenia firmy dotyczące zatrudniania nowych pracowników są następujące:
ZATRUDNIAJ POWOLI, ZWALNIAJ SZYBKO.
Te słowa usłyszałem na szkoleniu kilka lat temu. Szkolenie prowadził Brian Tracy. W tamtym momencie nie zgadzałem się z tymi słowami, ale z perspektywy czasu, uważam, że była to najmądrzejsza rada jaką mogliśmy dostać zaczynając swój biznes. Dlaczego? Zachęcam do zapoznania się z artykułem – Zatrudnianie pracowników: nasza porażka, czy sukces?

About the author

Arek

View all posts

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *